Artikelstamm

Artikeldaten / Artikelstamm Übersicht

Zweck

Im Modul Artikelstamm werden sämtliche artikelbezogenen Stammdaten, Preislogiken, Gruppierungen und Kalkulationsgrundlagen des Cloud Based Office ERP gepflegt.

Das Modul bildet die Grundlage für Artikelverwaltung, Preisfindung, Kalkulationen, Angebots- und Rechnungspositionen sowie produktspezifische Logiken.

Begriffserklärung

Der Artikelstamm ist die zentrale Datenbasis für alle verkaufbaren, kalkulierbaren oder intern verwendeten Artikel und Leistungen im System.

Navigation zum Modul Artikelstamm

Das Modul ist über folgenden Navigationspfad erreichbar:

  • Stammdaten
  • Artikelstamm
  • Artikeldaten
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Navigation zum Modul Artikeldaten

Verfügbare Bereiche im Modul Artikeldaten

Das Modul Artikeldaten gliedert sich in mehrere spezialisierte Bereiche, die unterschiedliche Aufgaben innerhalb der Artikel- und Preisverwaltung übernehmen.

Artikel

Verwaltung aller Artikel und Leistungen des Systems. Hier werden Stammdaten, Preise, Optionen, Lagerdaten und weitere Eigenschaften gepflegt.

Einsatzbereich:
Relevant für alle Systemvarianten.

Warengruppen

Warengruppen dienen der fachlichen und organisatorischen Strukturierung von Artikeln.

Produktgruppen

Produktgruppen erweitern Artikel um kalkulatorische und preisbezogene Logiken.

Hinweis:
Produktgruppen sind primär für den Handwerksbereich relevant und nicht zwingend für jede Systemnutzung erforderlich.

Artikelgruppen

Artikelgruppen dienen der zentralen Verwaltung wiederverwendbarer Artikeloptionen.

Stundensätze

Verwaltung von Stundensätzen für Mitarbeiter oder Leistungsgruppen.

Hinweis:
Dieser Bereich ist hauptsächlich für Handwerks- und Dienstleistungsunternehmen relevant.

Kreuztabellen

Kreuztabellen ermöglichen matrixbasierte Preisfindungen, beispielsweise über Breite und Höhe eines Produkts.

Quadratmetertabellen

Quadratmetertabellen dienen der preislichen Berechnung flächenabhängiger Produkte.

Provisionsliste

Verwaltung provisionsrelevanter Daten und Berechnungsgrundlagen.

Hinweis:
Dieser Bereich ist optional und nur relevant, wenn Provisionsabrechnungen im Unternehmen genutzt werden.

Welche Bereiche sind nur für den Handwerksbereich relevant?

Einige Funktionen des Artikelstamms sind speziell für handwerksorientierte oder kalkulationsintensive Unternehmen gedacht.

Wichtig:
Für reine Vereins- oder Standard-CRM-Nutzer werden viele dieser Bereiche nicht benötigt und können je nach Rolle ausgeblendet sein.

Ergebnis

Ergebnis:
Das Modul Artikelstamm stellt alle zentralen Strukturen bereit, um Artikel, Preise, Kalkulationen und produktspezifische Logiken systemweit konsistent zu verwalten.

Weiterführende Themen

Artikel anlegen

Zweck

In dieser Anleitung wird erklärt, wie ein neuer Artikel im Modul Artikelstamm von Cloud Based Office angelegt wird. Artikel bilden die Grundlage für Angebote, Rechnungen, Lagerbewegungen, Beitragsabrechnungen, Verzehrbuchungen und weitere systemweite Prozesse.

Der Artikelstamm dient zur zentralen Verwaltung aller Produkte, Dienstleistungen und abrechnungsfähigen Positionen innerhalb des Systems.

Voraussetzungen

Schritt-für-Schritt Anleitung

1Artikeldaten öffnen

Navigiere im Hauptmenü zu:

  • Stammdaten
  • Artikelstamm
  • Artikeldaten
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Navigation zum Modul Artikelstamm

Man erhält die Übersichtsseite und wählt dort Artikel aus.


Area_Liste_Artikel.jpg
Übersichtseite der verfügbaren Areas

Anschließend öffnet sich die Artikelliste mit allen vorhandenen Artikeln.


Artikedaten_Artikelliste.jpg
Artikelliste im Artikelstamm

2Neuen Artikel anlegen

Klicke oben rechts auf „Neuer Artikel“.


Artikedaten_Artikelliste_neuen_Artikel_anlegen.jpg
Schaltfläche zum Anlegen eines neuen Artikels

Daraufhin öffnet sich das Eingabefenster zur Erstellung eines neuen Artikels.


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Maske zum Anlegen eines neuen Artikels

3Artikelstammdaten erfassen

Pflege die grundlegenden Artikeldaten:

  • Name – Artikelbezeichnung / sichtbarer Artikelname
  • SKU / Artikelnummer – interne oder externe Artikelnummer (optional)
  • Typ – Artikeltyp des Datensatzes
  • Lieferant – zugehöriger Lieferant des Artikels
  • Produktgruppe – optionale Gruppierung für Kalkulations- und Preislogik
  • Artikelgruppe – Gruppierung für Optionen / Zuordnungen
  • Aktiv – steuert, ob der Artikel systemweit verwendet werden kann
Pflichtfeld:
Der Artikelname ist beim Anlegen eines Artikels erforderlich.
Hinweis:
Der Artikelname sollte einheitlich und eindeutig vergeben werden, damit Artikel später in Listen, Angeboten, Rechnungen und Auswertungen sauber auffindbar bleiben.

Artikeltyp auswählen

Für Vereinsanwendungen und einfache Standardartikel wird der Typ Easy verwendet.

Empfehlung:
Verwende für normale Verkaufs-, Beitrags- und Verzehrartikel grundsätzlich den Typ Easy.
Hinweis:
Andere Artikeltypen sind für erweiterte Handwerks- und Kalkulationsprozesse vorgesehen und im Vereinsbereich in der Regel nicht relevant.

Speichern und Bearbeitung öffnen

Klicke auf „Speichern“, um den Artikel anzulegen.

Nach dem Speichern wird automatisch die vollständige Datenbearbeitung des Artikels geöffnet.

Ergebnis:
Der Artikel wurde angelegt und kann anschließend in allen weiteren Registerkarten vollständig konfiguriert werden.

Häufige Fragen zum Anlegen von Artikeln

Ist die SKU / Artikelnummer Pflicht?

Nein. Die SKU bzw. Artikelnummer ist optional und kann später ergänzt werden.

Muss ein Lieferant gewählt werden?

Ein Lieferant ist fachlich empfohlen, aber abhängig vom Einsatzzweck des Artikels optional.

Kann ein Artikel deaktiviert werden?

Ja. Deaktivierte Artikel bleiben im System erhalten, stehen jedoch für neue Vorgänge nicht mehr aktiv zur Verfügung.

Weiterführende Themen