CRM & Personen In diesem Bereich wird erklärt, wie Personen im Cloud Based Office CRM verwaltet werden.Dazu gehören Kunden, Mitglieder, Mitarbeiter, Kontaktdaten, Adressen, Dokumente,Korrespondenz, Finanzdaten und Benutzerzugänge. Die Personenverwaltung ist die zentrale Stammdatenbasis für CRM-Prozesse,Vereinsverwaltung, Handwerk, Buchhaltung, Rechnungen, Angebote und interne Kommunikation. Personen im CRM verwalten In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Personen im CRM angelegt, bearbeitet und verwaltet werden.Eine Person kann Kunde, Mitglied, Mitarbeiter oder Benutzer sein und wird in verschiedenenModulen des Systems verwendet. Personen anlegen Zweck In dieser Anleitung wird erklärt, wie eine neue Person im Cloud Based Office CRM angelegt wird. Personen können im CRM als Kunde, Mitglied oder Mitarbeiter geführt werden und bilden die zentrale Grundlage für Angebote, Rechnungen, Vereinsverwaltung, Kommunikation und Benutzerzugänge. Die Personenverwaltung ist ein zentraler Bestandteil der CRM-Stammdaten und wird in nahezu allen weiteren Modulen des Systems verwendet. Eine Person kann dabei mehrere Rollen gleichzeitig besitzen, zum Beispiel: Kunde Mitarbeiter Mitglied Die Person bildet die Grundlage für folgende Prozesse: Angebote und Rechnungen Buchhaltung und Debitorenverwaltung Tickets / Verzehr im Vereinsbereich Kontakte und Kommunikation Benutzerzugänge und Rechteverwaltung Begriffserklärung Eine Person ist der zentrale Stammdatensatz für Kunden, Mitglieder, Mitarbeiter und Benutzer innerhalb des Cloud Based Office CRM. Voraussetzungen Du bist im Backend eingeloggt Du hast Zugriff auf das Modul CRM & Personen Schritt-für-Schritt Anleitung zum Anlegen einer Person im CRM 1 Personenliste öffnen Navigiere zu: Stammdaten Personenliste Navigation zum Modul Stammdaten Öffne anschließend die Personenliste im CRM. In der Personenliste werden alle bereits angelegten Personen, Kunden, Mitglieder und Mitarbeiter verwaltet. Personenliste im CRM-Modul 2 Neue Person anlegen Klicke auf „Neue Person“ . Über diese Schaltfläche wird ein neuer Personendatensatz im CRM erstellt. Schaltfläche zum Anlegen einer neuen Person 3 Stammdaten eingeben Pflichtfelder beim Anlegen einer Person: Vorname Nachname Optionale Felder: Anrede Geschlecht Funktion / Tätigkeit Rollen festlegen: Kunde → für Verkauf, Angebote und Rechnungen Mitarbeiter → für interne Nutzung und Benutzerverwaltung Mitglied → z. B. für Vereine, Verbände und Gruppen Hinweis: Eine Person kann mehrere Rollen gleichzeitig besitzen, beispielsweise Kunde und Mitglied. Klicke anschließend auf „Speichern“ . Beim Speichern automatisch vergeben: Eindeutige interne Identifikationsnummer (Ident) Aktiv-Status des Datensatzes Maske zum Anlegen einer neuen Person im CRM Ergebnis nach dem Anlegen einer Person Nach dem Speichern ist die Person im CRM-System angelegt und kann für folgende Prozesse verwendet werden: Belege wie Angebote, Rechnungen und Lieferscheine Buchhalterische Buchungen und Debitorenprozesse Tickets / Verzehr im Vereinsbereich Kommunikation und Korrespondenz Benutzerzugänge und Rollenverwaltung Wichtig: Eine Person ist erst vollständig als Kunde nutzbar, wenn zusätzlich: eine Rechnungsadresse gepflegt wurde eine Debitorennummer bzw. ein Debitorenkonto vorhanden ist Häufige Fragen zum Anlegen von Personen im CRM Kann eine Person gleichzeitig Kunde und Mitglied sein? Ja, eine Person kann mehrere Rollen gleichzeitig besitzen, zum Beispiel Kunde, Mitglied und Mitarbeiter. Welche Felder sind beim Anlegen einer Person Pflicht? Pflichtfelder sind Vorname und Nachname. Je nach Einsatzzweck können weitere Daten wie Rechnungsadresse, Mitgliedsnummer oder Debitorenkonto erforderlich sein. Wann wird eine Debitorennummer benötigt? Eine Debitorennummer wird benötigt, sobald die Person buchhalterisch als Kunde oder Mitglied mit Zahlungsverkehr verwendet wird, beispielsweise für Rechnungen oder Beitragsabrechnungen. Kann eine Person ohne Rechnungsadresse verwendet werden? Ja, eine Person kann grundsätzlich gespeichert werden. Für Rechnungen, Angebote und Lieferscheine ist jedoch eine gültige Rechnungsadresse erforderlich. Weiterführende Themen zur Personenverwaltung Stammdaten, Kontakte und Adressen einer Person pflegen Debitorenkonto und Bankdaten einer Person verwalten Benutzerzugang, Passwort und Rollenrechte verwalten Stammdaten, Kontakte und Adressen einer Person pflegen Zweck In diesem Bereich werden die allgemeinen Stammdaten einer Person im Cloud Based Office CRM gepflegt. Dazu gehören persönliche Informationen, Kontaktmöglichkeiten, Adressen und optionale Zusatzdaten. Die allgemeinen Personendaten bilden die Grundlage für nahezu alle weiteren CRM-, Vereins-, Handwerks- und Buchhaltungsprozesse im System. Begriffserklärung Allgemeine Personendaten sind die zentralen Stammdaten einer Person und dienen als Basis für Kundenverwaltung, Mitgliederverwaltung, Kommunikation, Buchhaltung und Benutzerzugänge. Hinweis: Bei Vereins- oder Mitgliederverwaltungen empfiehlt sich zusätzlich die Pflege des Geburtsdatums, da dieses für spätere Exporte an Sportverbände oder den Deutschen Sportbund relevant sein kann. Pflichtfelder der allgemeinen Personendaten Vorname Nachname Verfügbare Stammdatenfelder einer Person Anrede – z. B. Herr, Frau oder Divers Geschlecht – optionale Geschlechtsangabe Funktion / Tätigkeit – Rolle oder Position der Person Vorname / Nachname – zentrale Stammdaten der Person Geburtsdatum – optionales Geburtsdatum Kürzel – internes Kurzkennzeichen Sachbearbeiter – zuständiger interner Ansprechpartner Bereich Allgemeine Personendaten im CRM Kontakte und Adressen einer Person verwalten Im rechten Bereich können beliebig viele Kontakt- und Adressdaten zur Person hinterlegt werden. Verfügbare Kontaktarten Telefonnummern Mobilnummern E-Mail-Adressen Weitere Kontaktarten je nach Systemkonfiguration Verfügbare Adresstypen Rechnungsadressen Lieferadressen Private oder alternative Adressen Kontakt- und Adressverwaltung einer Person Wichtig: Für Kundenprozesse wie Rechnungen, Angebote und Lieferscheine muss mindestens eine gültige Rechnungsadresse hinterlegt sein. Avatar und Profilbild einer Person verwalten Für jede Person kann optional ein Avatar bzw. Profilbild hinterlegt werden. Empfohlen wird ein quadratisches Bildformat Das Bild wird automatisch auf 256 × 256 Pixel zugeschnitten Das Avatar-Bild wird über den Speicher-Button im Kartenkopf gespeichert. Ein Avatar erleichtert die visuelle Zuordnung von Personen im CRM, insbesondere bei größeren Datenbeständen oder internen Mitarbeiterlisten. Avatar- und Profilbildverwaltung Ergebnis nach dem Speichern Nach dem Speichern stehen die aktualisierten Personendaten systemweit zur Verfügung und werden in allen verbundenen Modulen automatisch verwendet. Häufige Fragen zu allgemeinen Personendaten Warum sind allgemeine Personendaten wichtig? Die allgemeinen Personendaten bilden die Stammdatenbasis für nahezu alle Prozesse im CRM, in der Buchhaltung, im Handwerk und in der Mitgliederverwaltung. Kann eine Person mehrere Adressen besitzen? Ja, einer Person können mehrere Adressen zugeordnet werden, beispielsweise getrennte Rechnungs-, Liefer- oder Privatadressen. Ist ein Avatar bzw. Profilbild verpflichtend? Nein, das Hinterlegen eines Avatars ist optional und dient ausschließlich der besseren visuellen Zuordnung von Personen im System. Weiterführende Themen Person im CRM anlegen Debitorenkonto und Bankdaten einer Person verwalten Benutzerzugang, Passwort und Rollenrechte verwalten Mitgliedsdaten und Mitgliedschaft im CRM verwalten Zweck In diesem Bereich werden die Mitgliedsdaten einer Person im Cloud Based Office CRM gepflegt. Hierzu gehören alle vereins- und mitgliedschaftsbezogenen Zusatzinformationen, die für Beitragsabrechnung, Vereinsverwaltung und Verbandsmeldungen relevant sind. Der Bereich ist ausschließlich relevant für Personen, die im CRM als Mitglied geführt werden. Begriffserklärung Mitgliedsdaten erweitern den normalen Personendatensatz um vereins- und verbandsrelevante Informationen, beispielsweise Mitgliedsnummer, Beitragsrhythmus und Mitgliedschaftsstatus. Hinweis: Der Bereich Mitgliedsdaten ist nur relevant, wenn die Person im System als Mitglied markiert wurde. Mitgliedsdaten eines Mitglieds pflegen Verfügbare Felder: Mitgliedsnummer – frei vergebbare eindeutige Mitgliedsnummer Standardbeitrag – informativer Richtwert ohne automatische Berechnungsfunktion Abrechnungsintervall – gewünschter Beitragsrhythmus SEPA-Mandat – Referenz bzw. Kennzeichnung für ein Lastschriftmandat Verbandsnummer – optionale externe Verbandsnummer Dachverbandsnummer – optionale Nummer eines Dachverbands Bereich Mitgliedsdaten im CRM Pflichtfeld: Eine Mitgliedsnummer muss vergeben werden. Ohne Mitgliedsnummer kann der Mitgliedsdatensatz nicht gespeichert werden. Abrechnungsintervall für Mitgliedsbeiträge festlegen Für Mitglieder kann ein individueller Beitragsrhythmus hinterlegt werden. Monatlich Quartalsmäßig Halbjährlich Jährlich Hinweis: Das Abrechnungsintervall dient der organisatorischen Datenpflege und kann für spätere Beitrags- und Auswertungsprozesse verwendet werden. Standardbeitrag und Beitragsverwaltung Der hinterlegte Standardbeitrag dient ausschließlich als informativer Richtwert. Wichtig: Die tatsächliche Beitragsabrechnung erfolgt nicht über dieses Feld, sondern über Rechnungsvorlagen und dort hinterlegte Beitragsartikel. Aktuelle Mitgliedschaft verwalten Im Bereich Aktuelle Mitgliedschaft wird der aktuelle Status der Mitgliedschaft gepflegt. Eintritt – Eintrittsdatum des Mitglieds Austritt – Austrittsdatum des Mitglieds Status – aktueller Mitgliedschaftsstatus Aktuelle Mitgliedschaft eines Mitglieds Hinweis: Beim Austritt oder Statuswechsel dient dieser Bereich ausschließlich der Datenpflege und Dokumentation des Mitgliedschaftsstatus. Wichtig: Wird ein Mitglied inaktiv gesetzt, erfolgt keine automatische fachliche Verarbeitung außer der Statusänderung im Datensatz. Mitgliedschaftshistorie und Historisierung Alle Änderungen an Mitgliedschaften werden automatisch historisiert. Eintritte werden protokolliert Austritte werden protokolliert Statusänderungen werden dokumentiert Ergebnis: Die Mitgliedschaftshistorie ermöglicht eine vollständige Nachverfolgbarkeit aller Änderungen und Statuswechsel eines Mitglieds. Häufige Fragen zu Mitgliedsdaten und Mitgliedschaften Wann sind Mitgliedsdaten erforderlich? Mitgliedsdaten sind erforderlich, sobald eine Person im System als Mitglied geführt wird und vereinsbezogene Prozesse genutzt werden. Wird der Standardbeitrag automatisch berechnet? Nein, der Standardbeitrag dient nur als Information. Die tatsächliche Beitragsabrechnung erfolgt über Rechnungsvorlagen und Beitragsartikel. Kann eine Mitgliedschaft beendet werden, ohne den Datensatz zu löschen? Ja, über Austrittsdatum, Statusänderung oder Inaktivsetzung kann eine Mitgliedschaft beendet werden, ohne den Personendatensatz zu entfernen. Weiterführende Themen Person im CRM anlegen Debitorenkonto und Bankdaten einer Person verwalten Korrespondenz und Kommunikationshistorie dokumentieren Benutzerzugang, Passwort und Rollenrechte verwalten Zweck Im Bereich Sicherheit werden Benutzerzugänge, Passwörter, Rollen und Berechtigungen einer Person im Cloud Based Office CRM verwaltet. Hier wird festgelegt, ob eine Person Zugriff auf das interne Backend, das externe Kundenportal oder andere geschützte Systembereiche erhält. Begriffserklärung Die Sicherheitsverwaltung steuert, welche Personen sich im System anmelden dürfen und welche Funktionen, Module und Aktionen ihnen zur Verfügung stehen. Login-Arten und Zugangsarten Backend-Login für interne Benutzer Der Backend-Login ermöglicht einer Person den Zugriff auf das interne Verwaltungs- und Administrationssystem. Welche Bereiche sichtbar und nutzbar sind, hängt vollständig von der zugewiesenen Rolle und deren Berechtigungen ab. Portal-Login für Kunden und Servicezugänge Der Portal-Login ermöglicht den Zugriff auf ein externes Kunden- oder Serviceportal. Typische Einsatzbereiche: Kundenportal im Handwerk Aufträge und Vorgänge einsehen Rechnungen abrufen Servicefälle oder Supportanfragen melden Bereich Sicherheit und Zugänge Hinweis: Der Portal-Login ist im Vereinsbereich in der Regel nicht relevant. Benutzername für Login vergeben Für jeden Benutzerzugang muss ein eindeutiger Benutzername vergeben werden. Wichtig: Benutzernamen müssen systemweit eindeutig sein und dürfen nur einmal vergeben werden. Passwort vergeben und verwalten Für jeden Login ist ein Passwort erforderlich. Das Passwort kann manuell vergeben werden Alternativ kann ein sicheres Passwort automatisch generiert werden Über das Auge-Symbol kann das Passwort einmalig im Klartext angezeigt werden Sicherheitshinweis: Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert, sondern ausschließlich verschlüsselt bzw. gehasht abgelegt. Wichtig: Geht ein Passwort verloren, kann es nicht ausgelesen werden. Es muss ein neues Passwort vergeben werden. Rollen und Berechtigungen zuweisen Jede Benutzeranmeldung benötigt eine zugewiesene Rolle. Die Rolle bestimmt: Welche Module sichtbar sind Welche Bereiche (Areas) zugänglich sind Welche Aktionen erlaubt sind Typische Berechtigungen pro Bereich: View – Datensätze ansehen Create – Neue Datensätze erstellen Edit – Bestehende Datensätze bearbeiten Delete – Datensätze löschen Export – Daten exportieren Execute – Aktionen / Prozesse ausführen Rollenzuweisung und Rechteverwaltung Pflichtfeld: Ohne zugewiesene Rolle kann kein Benutzerzugang gespeichert werden. Zugangsdaten speichern Änderungen an Benutzername, Passwort oder Rolle werden über den Speicher-Button im Kartenkopf übernommen. Beim Speichern passiert automatisch: Das Passwort wird sicher gehasht gespeichert Die Zugangsdaten werden übernommen Die Rollenzuweisung wird gespeichert Ergebnis nach Einrichtung des Benutzerzugangs Ergebnis: Die Person kann sich nach erfolgreicher Einrichtung mit den vergebenen Zugangsdaten im jeweiligen Systembereich anmelden. Häufige Fragen zu Benutzerzugängen und Rollen Kann eine Person gleichzeitig Backend- und Portal-Zugang besitzen? Ja, sofern beide Login-Arten aktiviert und korrekt konfiguriert wurden, kann eine Person beide Zugänge parallel nutzen. Kann ein Passwort nachträglich eingesehen werden? Nein, gespeicherte Passwörter können aus Sicherheitsgründen nicht ausgelesen werden. Es kann nur ein neues Passwort vergeben werden. Warum sieht ein Benutzer nicht alle Module? Die Sichtbarkeit von Modulen und Funktionen wird über die zugewiesene Rolle und deren Rechte gesteuert. Weiterführende Themen Person im CRM anlegen Stammdaten, Kontakte und Adressen einer Person pflegen Rollen und Berechtigungen im System verstehen Debitorenkonto und Bankdaten einer Person verwalten Zweck Im Bereich Finanzdaten werden alle finanzrelevanten Stammdaten einer Person im Cloud Based Office CRM gepflegt. Dazu gehören insbesondere buchhalterische Debitorenkonten sowie Bankverbindungen für Zahlungs- und Lastschriftprozesse. Begriffserklärung Finanzdaten erweitern einen Personendatensatz um alle Informationen, die für Buchhaltung, Rechnungswesen, Zahlungsverkehr und Beitragsabrechnungen benötigt werden. Debitorenkonto / Personenkonto verwalten Das Debitorenkonto bzw. Personenkonto dient der buchhalterischen Zuordnung einer Person innerhalb der Finanzbuchhaltung. Es wird über den Button neben dem Eingabefeld automatisch erstellt. Das erzeugte Debitorenkonto verknüpft die Person mit einem entsprechenden Buchhaltungskonto für Debitorenprozesse. Debitorenkonto bzw. Personenkonto erstellen Wichtig: Debitorenkonten können nicht manuell eingegeben, überschrieben oder verändert werden. Wann ist ein Debitorenkonto erforderlich? Ob ein Debitorenkonto benötigt wird, hängt vom Einsatzzweck der Person im CRM ab. Mitglieder mit Beitragsabrechnung: Debitorenkonto erforderlich Klassische Kunden im Handwerk / CRM: Debitorenkonto zunächst optional Hinweis: Im Handwerks- und CRM-Bereich wird ein Debitorenkonto häufig erst erzeugt, sobald erstmalig eine Rechnung für die Person erstellt wird. Bankverbindungen und Kontodaten verwalten Im Bereich Kontodaten werden Bankverbindungen der Person für Zahlungs- und Lastschriftprozesse gespeichert. Typische Bankdaten: Kontoinhaber IBAN BIC Bankname Bankverbindungen und Kontodaten verwalten Wofür werden hinterlegte Bankdaten verwendet? Die gespeicherten Bankverbindungen werden insbesondere genutzt für: SEPA-Lastschriften Mitglieds- und Beitragseinzugsverfahren Auswahl in Rechnungsvorlagen und Beitragsabrechnungen Hinweis: Es können mehrere Bankkonten pro Person hinterlegt werden, sofern unterschiedliche Kontoverbindungen benötigt werden. Ergebnis nach Pflege der Finanzdaten Ergebnis: Nach vollständiger Pflege der Finanzdaten steht die Person für Buchhaltung, Rechnungswesen und Zahlungsabwicklung vollständig zur Verfügung. Häufige Fragen zu Finanzdaten und Debitorenkonten Kann ein Debitorenkonto manuell vergeben werden? Nein, Debitorenkonten werden ausschließlich systemseitig erstellt und können nicht manuell eingegeben oder verändert werden. Benötigt jede Person ein Debitorenkonto? Nein, ein Debitorenkonto ist nur erforderlich, wenn die Person in buchhalterischen oder abrechnungsrelevanten Prozessen verwendet wird. Können mehrere Bankverbindungen hinterlegt werden? Ja, pro Person können mehrere Bankkonten gespeichert werden, beispielsweise für unterschiedliche Zahlungsarten oder Kontoinhaber. Weiterführende Themen Person im CRM anlegen Mitgliedsdaten und Mitgliedschaft verwalten Benutzerzugänge und Rollenrechte verwalten Dokumente und Dateien einer Person zuordnen Zweck Im Bereich Dokumente können externe Dateien und Unterlagen direkt einer Person im Cloud Based Office CRM zugeordnet und zentral gespeichert werden. Die Dokumentenverwaltung dient dazu, alle relevanten personengebundenen Unterlagen strukturiert und nachvollziehbar abzulegen. Begriffserklärung Über die Dokumentenverwaltung können Dateien dauerhaft einem Personendatensatz zugeordnet werden, um alle relevanten Unterlagen zentral an einer Stelle verfügbar zu halten. Typische Einsatzbereiche: Unterschriebene Abnahmen Externe Angebote Fremdrechnungen Verträge und Vereinbarungen Sonstige Kundendokumente Dokumente und Dateien hochladen Neue Dokumente können bequem per Drag & Drop oder über die klassische Dateiauswahl hochgeladen werden. Unterstützte Dateitypen: PDF-Dokumente Bilder und Fotos Hinweis: Dateien können direkt in den Upload-Bereich gezogen werden, um den Upload zu starten. Dokumente per Drag & Drop hochladen Tipp: Mehrere Dateien können gleichzeitig per Drag & Drop hochgeladen werden. Dokumenttyp zuweisen Jedem Dokument kann ein Dokumenttyp zugeordnet werden, um die spätere Strukturierung, Filterung und Organisation zu erleichtern. Beispiele für Dokumenttypen: Angebot Rechnung Fremdrechnung Abnahme Vertrag Schlagwörter für Dokumente verwenden Zusätzlich können Schlagwörter hinterlegt werden, um Dokumente leichter wiederzufinden und thematisch zu gruppieren. Hinweis: Schlagwörter sind optional und dienen ausschließlich der besseren Organisation und Suchbarkeit. Dokument speichern und zuordnen Nach Auswahl der Datei und Pflege der Metadaten wird das Dokument über den Speicher-Button gespeichert und dauerhaft dem Personendatensatz zugeordnet. Ergebnis nach dem Hochladen eines Dokuments Ergebnis: Das Dokument steht anschließend zentral im Personendatensatz zur Verfügung und kann jederzeit eingesehen oder weiterverarbeitet werden. Häufige Fragen zur Dokumentenverwaltung Welche Dateien können einer Person zugeordnet werden? Unterstützt werden aktuell PDF-Dokumente sowie Bilder und Fotos. Können mehrere Dokumente gleichzeitig hochgeladen werden? Ja, mehrere Dateien können gleichzeitig per Drag & Drop hochgeladen werden. Wofür dienen Dokumenttypen und Schlagwörter? Dokumenttypen und Schlagwörter helfen dabei, Dokumente besser zu strukturieren, zu filtern und schneller wiederzufinden. Weiterführende Themen Person im CRM anlegen Stammdaten, Kontakte und Adressen einer Person pflegen Korrespondenz und Kommunikationshistorie dokumentieren Telefonate, Notizen und Korrespondenz im CRM dokumentieren Zweck Im Bereich Korrespondenz können sämtliche Kommunikationsvorgänge, Gesprächsnotizen und internen Vermerke zu einer Person zentral dokumentiert werden. Dadurch entsteht eine vollständige und nachvollziehbare Kommunikationshistorie aller relevanten Kontakte und Absprachen. Begriffserklärung Die Korrespondenzhistorie dient als zentrales CRM-Kommunikationsprotokoll und dokumentiert alle relevanten Kontakte zu einer Person. Typische Einsatzbereiche: Telefonnotizen Gesprächsprotokolle WhatsApp-Verläufe und Nachrichten E-Mail-Inhalte und Anschreiben Interne Notizen für Mitarbeiter Vereinsinterne Kommunikation Neue Korrespondenz oder Notiz erfassen Über den Bereich Korrespondenz können neue Einträge zur Kommunikationshistorie einer Person hinzugefügt werden. Jeder Eintrag sollte möglichst präzise dokumentieren: Wann der Kontakt stattfand Worum es inhaltlich ging Welche Vereinbarungen getroffen wurden Welche nächsten Schritte erforderlich sind Korrespondenz-Historie einer Person Praxisbeispiele für Korrespondenzeinträge Beispiel: Kundenanruf dokumentieren Ein Kunde meldet sich telefonisch und bittet um Rückruf oder Terminvereinbarung. Der Vorgang wird dokumentiert, damit der zuständige Mitarbeiter informiert ist. Beispiel: Vereinsinterne Notiz erfassen Interne Notiz zu einem Mitglied bezüglich Abstimmungen, Rückfragen oder organisatorischen Themen. Vorteile der Korrespondenzhistorie im CRM Alle Kommunikationsvorgänge zentral nachvollziehbar Vertretungen können sich schnell in Vorgänge einarbeiten Absprachen und Vereinbarungen gehen nicht verloren Interne Weitergaben an Mitarbeiter werden erleichtert Kommunikationsverläufe bleiben dauerhaft dokumentiert Ergebnis nach Dokumentation der Korrespondenz Ergebnis: Die Person verfügt über eine vollständige Kommunikationshistorie, sodass alle relevanten Kontakte, Absprachen und Vorgänge dauerhaft nachvollziehbar bleiben. Häufige Fragen zur Korrespondenz und Kommunikationshistorie Welche Informationen sollten in einer Korrespondenznotiz enthalten sein? Empfehlenswert sind Datum, Anlass des Kontakts, Gesprächsinhalte, Vereinbarungen und erforderliche Folgeaktionen. Können auch interne Notizen gespeichert werden? Ja, der Bereich eignet sich ausdrücklich auch für interne Vermerke und mitarbeiterbezogene Notizen zu einer Person. Warum ist eine Korrespondenzhistorie im CRM sinnvoll? Eine vollständige Kommunikationshistorie verbessert Nachvollziehbarkeit, Vertretbarkeit und Servicequalität im Kunden- und Mitgliederkontakt. Weiterführende Themen Person im CRM anlegen Dokumente und Dateien einer Person verwalten Stammdaten, Kontakte und Adressen einer Person pflegen