# Personen anlegen

## Zweck

In dieser Anleitung wird erklärt, wie eine neue Person im Cloud Based Office CRM angelegt wird. Personen können im CRM als Kunde, Mitglied oder Mitarbeiter geführt werden und bilden die zentrale Grundlage für Angebote, Rechnungen, Vereinsverwaltung, Kommunikation und Benutzerzugänge.

Die Personenverwaltung ist ein zentraler Bestandteil der CRM-Stammdaten und wird in nahezu allen weiteren Modulen des Systems verwendet.

Eine Person kann dabei mehrere Rollen gleichzeitig besitzen, zum Beispiel:

- Kunde
- Mitarbeiter
- Mitglied

Die Person bildet die Grundlage für folgende Prozesse:

- Angebote und Rechnungen
- Buchhaltung und Debitorenverwaltung
- Tickets / Verzehr im Vereinsbereich
- Kontakte und Kommunikation
- Benutzerzugänge und Rechteverwaltung

<div class="doc-card" id="bkmrk-begriffserkl%C3%A4rung"><div class="doc-card-title">Begriffserklärung</div></div>Eine Person ist der zentrale Stammdatensatz für Kunden, Mitglieder, Mitarbeiter und Benutzer innerhalb des Cloud Based Office CRM.

## Voraussetzungen

- Du bist im Backend eingeloggt
- Du hast Zugriff auf das Modul **CRM &amp; Personen**

## Schritt-für-Schritt Anleitung zum Anlegen einer Person im CRM

### <span class="doc-step">1</span>Personenliste öffnen

Navigiere zu:

<div class="doc-two-col" id="bkmrk-stammdaten-personenl"><div class="text">- Stammdaten
- Personenliste

</div><div class="image">[ ![Navigation zum CRM-Menü Stammdaten in Cloud Based Office](https://doku.cloud-based-office.de/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/menu.jpg) ](https://doku.cloud-based-office.de/uploads/images/gallery/2026-04/menu.jpg)<div class="doc-caption">Navigation zum Modul Stammdaten</div></div></div>Öffne anschließend die Personenliste im CRM.

In der Personenliste werden alle bereits angelegten Personen, Kunden, Mitglieder und Mitarbeiter verwaltet.

<div class="doc-two-col" id="bkmrk-personenliste-im-crm"><div class="text">  
</div><div class="image">[ ![Personenliste im CRM mit vorhandenen Personendatensätzen](https://doku.cloud-based-office.de/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/index.jpg) ](https://doku.cloud-based-office.de/uploads/images/gallery/2026-04/index.jpg)<div class="doc-caption">Personenliste im CRM-Modul</div></div></div>### <span class="doc-step">2</span>Neue Person anlegen

Klicke auf **„Neue Person“**.

Über diese Schaltfläche wird ein neuer Personendatensatz im CRM erstellt.

<div class="doc-two-col" id="bkmrk-schaltfl%C3%A4che-zum-anl"><div class="text">  
</div><div class="image">[ ![Button zum Anlegen einer neuen Person im CRM](https://doku.cloud-based-office.de/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/list-add.jpg) ](https://doku.cloud-based-office.de/uploads/images/gallery/2026-04/list-add.jpg)<div class="doc-caption">Schaltfläche zum Anlegen einer neuen Person</div></div></div>### <span class="doc-step">3</span>Stammdaten eingeben

**Pflichtfelder beim Anlegen einer Person:**

- Vorname
- Nachname

**Optionale Felder:**

- Anrede
- Geschlecht
- Funktion / Tätigkeit

**Rollen festlegen:**

- Kunde → für Verkauf, Angebote und Rechnungen
- Mitarbeiter → für interne Nutzung und Benutzerverwaltung
- Mitglied → z. B. für Vereine, Verbände und Gruppen

<div class="doc-note" id="bkmrk-hinweis%3Aeine-person-">**Hinweis:**  
Eine Person kann mehrere Rollen gleichzeitig besitzen, beispielsweise Kunde und Mitglied.</div>Klicke anschließend auf **„Speichern“**.

**Beim Speichern automatisch vergeben:**

<div class="doc-two-col" id="bkmrk-eindeutige-interne-i"><div class="text">- Eindeutige interne Identifikationsnummer (Ident)
- Aktiv-Status des Datensatzes

</div><div class="image">[ ![Eingabemaske zum Anlegen einer neuen Person im Cloud Based Office CRM](https://doku.cloud-based-office.de/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/modal-add-person.jpg) ](https://doku.cloud-based-office.de/uploads/images/gallery/2026-04/modal-add-person.jpg)<div class="doc-caption">Maske zum Anlegen einer neuen Person im CRM</div></div></div>## Ergebnis nach dem Anlegen einer Person

Nach dem Speichern ist die Person im CRM-System angelegt und kann für folgende Prozesse verwendet werden:

- Belege wie Angebote, Rechnungen und Lieferscheine
- Buchhalterische Buchungen und Debitorenprozesse
- Tickets / Verzehr im Vereinsbereich
- Kommunikation und Korrespondenz
- Benutzerzugänge und Rollenverwaltung

<div class="doc-warning" id="bkmrk-wichtig%3Aeine-person-">**Wichtig:**  
Eine Person ist erst vollständig als Kunde nutzbar, wenn zusätzlich: - eine Rechnungsadresse gepflegt wurde
- eine Debitorennummer bzw. ein Debitorenkonto vorhanden ist

</div>## Häufige Fragen zum Anlegen von Personen im CRM

### Kann eine Person gleichzeitig Kunde und Mitglied sein?

Ja, eine Person kann mehrere Rollen gleichzeitig besitzen, zum Beispiel Kunde, Mitglied und Mitarbeiter.

### Welche Felder sind beim Anlegen einer Person Pflicht?

Pflichtfelder sind Vorname und Nachname. Je nach Einsatzzweck können weitere Daten wie Rechnungsadresse, Mitgliedsnummer oder Debitorenkonto erforderlich sein.

### Wann wird eine Debitorennummer benötigt?

Eine Debitorennummer wird benötigt, sobald die Person buchhalterisch als Kunde oder Mitglied mit Zahlungsverkehr verwendet wird, beispielsweise für Rechnungen oder Beitragsabrechnungen.

### Kann eine Person ohne Rechnungsadresse verwendet werden?

Ja, eine Person kann grundsätzlich gespeichert werden. Für Rechnungen, Angebote und Lieferscheine ist jedoch eine gültige Rechnungsadresse erforderlich.

## Weiterführende Themen zur Personenverwaltung

- [ Stammdaten, Kontakte und Adressen einer Person pflegen ](https://doku.cloud-based-office.de/books/crm-personen/page/stammdaten-kontakte-und-adressen-einer-person-pflegen)
- [ Debitorenkonto und Bankdaten einer Person verwalten ](https://doku.cloud-based-office.de/books/crm-personen/page/debitorenkonto-und-bankdaten-einer-person-verwalten)
- [ Benutzerzugang, Passwort und Rollenrechte verwalten ](https://doku.cloud-based-office.de/books/crm-personen/page/benutzerzugang-passwort-und-rollenrechte-verwalten)