Personen anlegen

Zweck 
 In dieser Anleitung wird erklärt, wie eine neue Person im Cloud Based Office CRM angelegt wird. Personen können im CRM als Kunde, Mitglied oder Mitarbeiter geführt werden und bilden die zentrale Grundlage für Angebote, Rechnungen, Vereinsverwaltung, Kommunikation und Benutzerzugänge. 
 Die Personenverwaltung ist ein zentraler Bestandteil der CRM-Stammdaten und wird in nahezu allen weiteren Modulen des Systems verwendet. 
 Eine Person kann dabei mehrere Rollen gleichzeitig besitzen, zum Beispiel: 
 
 Kunde 
 Mitarbeiter 
 Mitglied 
 
 Die Person bildet die Grundlage für folgende Prozesse: 
 
 Angebote und Rechnungen 
 Buchhaltung und Debitorenverwaltung 
 Tickets / Verzehr im Vereinsbereich 
 Kontakte und Kommunikation 
 Benutzerzugänge und Rechteverwaltung 
 
 
 Begriffserklärung 
 
 Eine Person ist der zentrale Stammdatensatz für Kunden, Mitglieder, Mitarbeiter und Benutzer innerhalb des Cloud Based Office CRM. 
 Voraussetzungen 
 
 Du bist im Backend eingeloggt 
 Du hast Zugriff auf das Modul CRM & Personen 
 
 Schritt-für-Schritt Anleitung zum Anlegen einer Person im CRM 
 1 Personenliste öffnen 
 Navigiere zu: 
 
 
 
 Stammdaten 
 Personenliste 
 
 
 
 Navigation zum Modul Stammdaten 
 
 
 Öffne anschließend die Personenliste im CRM. 
 In der Personenliste werden alle bereits angelegten Personen, Kunden, Mitglieder und Mitarbeiter verwaltet. 
 
 
 
 Personenliste im CRM-Modul 
 
 
 2 Neue Person anlegen 
 Klicke auf „Neue Person“ . 
 Über diese Schaltfläche wird ein neuer Personendatensatz im CRM erstellt. 
 
 
 
 Schaltfläche zum Anlegen einer neuen Person 
 
 
 3 Stammdaten eingeben 
 Pflichtfelder beim Anlegen einer Person: 
 
 Vorname 
 Nachname 
 
 Optionale Felder: 
 
 Anrede 
 Geschlecht 
 Funktion / Tätigkeit 
 
 Rollen festlegen: 
 
 Kunde → für Verkauf, Angebote und Rechnungen 
 Mitarbeiter → für interne Nutzung und Benutzerverwaltung 
 Mitglied → z. B. für Vereine, Verbände und Gruppen 
 
 Hinweis: Eine Person kann mehrere Rollen gleichzeitig besitzen, beispielsweise Kunde und Mitglied. 
 Klicke anschließend auf „Speichern“ . 
 Beim Speichern automatisch vergeben: 
 
 
 
 Eindeutige interne Identifikationsnummer (Ident) 
 Aktiv-Status des Datensatzes 
 
 
 
 Maske zum Anlegen einer neuen Person im CRM 
 
 
 Ergebnis nach dem Anlegen einer Person 
 Nach dem Speichern ist die Person im CRM-System angelegt und kann für folgende Prozesse verwendet werden: 
 
 Belege wie Angebote, Rechnungen und Lieferscheine 
 Buchhalterische Buchungen und Debitorenprozesse 
 Tickets / Verzehr im Vereinsbereich 
 Kommunikation und Korrespondenz 
 Benutzerzugänge und Rollenverwaltung 
 
 Wichtig: Eine Person ist erst vollständig als Kunde nutzbar, wenn zusätzlich:
 
 eine Rechnungsadresse gepflegt wurde 
 eine Debitorennummer bzw. ein Debitorenkonto vorhanden ist 
 
 
 Häufige Fragen zum Anlegen von Personen im CRM 
 Kann eine Person gleichzeitig Kunde und Mitglied sein? 
 Ja, eine Person kann mehrere Rollen gleichzeitig besitzen, zum Beispiel Kunde, Mitglied und Mitarbeiter. 
 Welche Felder sind beim Anlegen einer Person Pflicht? 
 Pflichtfelder sind Vorname und Nachname. Je nach Einsatzzweck können weitere Daten wie Rechnungsadresse, Mitgliedsnummer oder Debitorenkonto erforderlich sein. 
 Wann wird eine Debitorennummer benötigt? 
 Eine Debitorennummer wird benötigt, sobald die Person buchhalterisch als Kunde oder Mitglied mit Zahlungsverkehr verwendet wird, beispielsweise für Rechnungen oder Beitragsabrechnungen. 
 Kann eine Person ohne Rechnungsadresse verwendet werden? 
 Ja, eine Person kann grundsätzlich gespeichert werden. Für Rechnungen, Angebote und Lieferscheine ist jedoch eine gültige Rechnungsadresse erforderlich. 
 Weiterführende Themen zur Personenverwaltung 
 
 Stammdaten, Kontakte und Adressen einer Person pflegen 
 Debitorenkonto und Bankdaten einer Person verwalten 
 Benutzerzugang, Passwort und Rollenrechte verwalten