Stammdaten, Kontakte und Adressen einer Person pflegen

Zweck 
 In diesem Bereich werden die allgemeinen Stammdaten einer Person im Cloud Based Office CRM gepflegt. Dazu gehören persönliche Informationen, Kontaktmöglichkeiten, Adressen und optionale Zusatzdaten. 
 Die allgemeinen Personendaten bilden die Grundlage für nahezu alle weiteren CRM-, Vereins-, Handwerks- und Buchhaltungsprozesse im System. 
 
 Begriffserklärung 
 
 Allgemeine Personendaten sind die zentralen Stammdaten einer Person und dienen als Basis für Kundenverwaltung, Mitgliederverwaltung, Kommunikation, Buchhaltung und Benutzerzugänge. 
 Hinweis: Bei Vereins- oder Mitgliederverwaltungen empfiehlt sich zusätzlich die Pflege des Geburtsdatums, da dieses für spätere Exporte an Sportverbände oder den Deutschen Sportbund relevant sein kann. 
 Pflichtfelder der allgemeinen Personendaten 
 
 Vorname 
 Nachname 
 
 Verfügbare Stammdatenfelder einer Person 
 
 
 
 Anrede – z. B. Herr, Frau oder Divers 
 Geschlecht – optionale Geschlechtsangabe 
 Funktion / Tätigkeit – Rolle oder Position der Person 
 Vorname / Nachname – zentrale Stammdaten der Person 
 Geburtsdatum – optionales Geburtsdatum 
 Kürzel – internes Kurzkennzeichen 
 Sachbearbeiter – zuständiger interner Ansprechpartner 
 
 
 
 Bereich Allgemeine Personendaten im CRM 
 
 
 Kontakte und Adressen einer Person verwalten 
 Im rechten Bereich können beliebig viele Kontakt- und Adressdaten zur Person hinterlegt werden. 
 Verfügbare Kontaktarten 
 
 Telefonnummern 
 Mobilnummern 
 E-Mail-Adressen 
 Weitere Kontaktarten je nach Systemkonfiguration 
 
 Verfügbare Adresstypen 
 
 
 
 Rechnungsadressen 
 Lieferadressen 
 Private oder alternative Adressen 
 
 
 
 Kontakt- und Adressverwaltung einer Person 
 
 
 Wichtig: Für Kundenprozesse wie Rechnungen, Angebote und Lieferscheine muss mindestens eine gültige Rechnungsadresse hinterlegt sein. 
 Avatar und Profilbild einer Person verwalten 
 Für jede Person kann optional ein Avatar bzw. Profilbild hinterlegt werden. 
 
 Empfohlen wird ein quadratisches Bildformat 
 Das Bild wird automatisch auf 256 × 256 Pixel zugeschnitten 
 
 Das Avatar-Bild wird über den Speicher-Button im Kartenkopf gespeichert. 
 Ein Avatar erleichtert die visuelle Zuordnung von Personen im CRM, insbesondere bei größeren Datenbeständen oder internen Mitarbeiterlisten. 
 
 
 
 Avatar- und Profilbildverwaltung 
 
 
 Ergebnis nach dem Speichern 
 Nach dem Speichern stehen die aktualisierten Personendaten systemweit zur Verfügung und werden in allen verbundenen Modulen automatisch verwendet. 
 Häufige Fragen zu allgemeinen Personendaten 
 Warum sind allgemeine Personendaten wichtig? 
 Die allgemeinen Personendaten bilden die Stammdatenbasis für nahezu alle Prozesse im CRM, in der Buchhaltung, im Handwerk und in der Mitgliederverwaltung. 
 Kann eine Person mehrere Adressen besitzen? 
 Ja, einer Person können mehrere Adressen zugeordnet werden, beispielsweise getrennte Rechnungs-, Liefer- oder Privatadressen. 
 Ist ein Avatar bzw. Profilbild verpflichtend? 
 Nein, das Hinterlegen eines Avatars ist optional und dient ausschließlich der besseren visuellen Zuordnung von Personen im System. 
 Weiterführende Themen 
 
 Person im CRM anlegen 
 Debitorenkonto und Bankdaten einer Person verwalten 
 Benutzerzugang, Passwort und Rollenrechte verwalten