Telefonate, Notizen und Korrespondenz im CRM dokumentieren

Zweck 
 Im Bereich Korrespondenz können sämtliche Kommunikationsvorgänge, Gesprächsnotizen und internen Vermerke zu einer Person zentral dokumentiert werden. 
 Dadurch entsteht eine vollständige und nachvollziehbare Kommunikationshistorie aller relevanten Kontakte und Absprachen. 
 
 Begriffserklärung 
 
 Die Korrespondenzhistorie dient als zentrales CRM-Kommunikationsprotokoll und dokumentiert alle relevanten Kontakte zu einer Person. 
 Typische Einsatzbereiche: 
 
 Telefonnotizen 
 Gesprächsprotokolle 
 WhatsApp-Verläufe und Nachrichten 
 E-Mail-Inhalte und Anschreiben 
 Interne Notizen für Mitarbeiter 
 Vereinsinterne Kommunikation 
 
 
 Neue Korrespondenz oder Notiz erfassen 
 Über den Bereich Korrespondenz können neue Einträge zur Kommunikationshistorie einer Person hinzugefügt werden. 
 Jeder Eintrag sollte möglichst präzise dokumentieren: 
 
 
 
 Wann der Kontakt stattfand 
 Worum es inhaltlich ging 
 Welche Vereinbarungen getroffen wurden 
 Welche nächsten Schritte erforderlich sind 
 
 
 
 Korrespondenz-Historie einer Person 
 
 
 Praxisbeispiele für Korrespondenzeinträge 
 
 Beispiel: Kundenanruf dokumentieren 
 
 Ein Kunde meldet sich telefonisch und bittet um Rückruf oder Terminvereinbarung. Der Vorgang wird dokumentiert, damit der zuständige Mitarbeiter informiert ist. 
 
 Beispiel: Vereinsinterne Notiz erfassen 
 
 Interne Notiz zu einem Mitglied bezüglich Abstimmungen, Rückfragen oder organisatorischen Themen. 
 Vorteile der Korrespondenzhistorie im CRM 
 
 Alle Kommunikationsvorgänge zentral nachvollziehbar 
 Vertretungen können sich schnell in Vorgänge einarbeiten 
 Absprachen und Vereinbarungen gehen nicht verloren 
 Interne Weitergaben an Mitarbeiter werden erleichtert 
 Kommunikationsverläufe bleiben dauerhaft dokumentiert 
 
 Ergebnis nach Dokumentation der Korrespondenz 
 Ergebnis: Die Person verfügt über eine vollständige Kommunikationshistorie, sodass alle relevanten Kontakte, Absprachen und Vorgänge dauerhaft nachvollziehbar bleiben. 
 Häufige Fragen zur Korrespondenz und Kommunikationshistorie 
 Welche Informationen sollten in einer Korrespondenznotiz enthalten sein? 
 Empfehlenswert sind Datum, Anlass des Kontakts, Gesprächsinhalte, Vereinbarungen und erforderliche Folgeaktionen. 
 Können auch interne Notizen gespeichert werden? 
 Ja, der Bereich eignet sich ausdrücklich auch für interne Vermerke und mitarbeiterbezogene Notizen zu einer Person. 
 Warum ist eine Korrespondenzhistorie im CRM sinnvoll? 
 Eine vollständige Kommunikationshistorie verbessert Nachvollziehbarkeit, Vertretbarkeit und Servicequalität im Kunden- und Mitgliederkontakt. 
 Weiterführende Themen 
 
 Person im CRM anlegen 
 Dokumente und Dateien einer Person verwalten 
 Stammdaten, Kontakte und Adressen einer Person pflegen