Organisationen im CRM verwalten
Zweck
In dieser Anleitung wird erklärt, wie Organisationen im Modul Stammdaten von Cloud Based Office verwaltet werden. Organisationen sind zentrale CRM-Stammdaten für Vereine, Kunden, Lieferanten, Hersteller, Geschäftspartner und weitere Organisationseinheiten.
Die Organisationsverwaltung verbindet Stammdaten, Adressen, Kontaktdaten, Dokumente, Korrespondenz und Finanzdaten an einer Stelle. Dadurch können Organisationen systemweit in Belegen, Auswertungen, Vereinsverwaltung, Lieferantenverwaltung und weiteren Geschäftsprozessen verwendet werden.
Voraussetzungen
- Du bist im Backend von Cloud Based Office eingeloggt.
- Du hast Zugriff auf das Modul Stammdaten.
- Die Berechtigung für die Area Organisationen-Liste ist vorhanden.
Schritt-für-Schritt Anleitung
1Stammdaten öffnen
- Hauptmenü öffnen
- Stammdaten auswählen
- Area Organisationen-Liste suchen
2Organisationen-Liste öffnen
Klicke in der Stammdatenübersicht auf Organisationen-Liste. Anschließend öffnet sich die Organisationsverwaltung mit allen vorhandenen Organisationen.
Die Liste zeigt die wichtigsten Informationen auf einen Blick:
- Typ der Organisation, zum Beispiel Lieferant oder Hersteller
- Logo der Organisation
- Name der Organisation
- Rechtsform
- Adresse
- Kontaktdaten
Über das Suchfeld kann die Organisationsliste schnell nach Namen, Adressen oder sichtbaren Kontaktdaten gefiltert werden.
3Organisation öffnen
Klicke auf den Namen einer Organisation, um die Detailansicht zu öffnen. Im Beispiel wird die Organisation Demoverein geöffnet.
In der Organisationsdetailansicht stehen mehrere Registerkarten zur Verfügung:
- Dashboard – Übersicht zur Organisation
- Allgemein – Stammdaten, Kontakte und Adressen
- Mitarbeiter – zugeordnete Personen und Ansprechpartner
- Dateien – Dokumente und Anhänge
- Korrespondenz – Notizen, Telefonate und Kommunikation
- Extra – erweiterte Organisationsmerkmale
- Finanzen – finanzrelevante Organisationsdaten
Allgemeine Organisationsdaten pflegen
Im Tab Allgemein werden die wichtigsten Organisationsdaten gepflegt. Dazu gehören der Name der Organisation, die Art der Organisation, die Rechtsform und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Name der Organisation – sichtbarer Name in CRM, Listen und Belegen
- Art der Organisation – fachliche Einordnung, zum Beispiel Metallbau, Fensterbau, Verein oder Lieferant
- Rechtsform – rechtliche Form der Organisation
- USt-IdNr. – steuerliche Identifikationsnummer, falls vorhanden
- Kontakte – Telefonnummern, E-Mail-Adressen und weitere Kommunikationsdaten
- Adressen – Hauptadresse und weitere Anschriften
Organisationen sollten eindeutig und einheitlich benannt werden. Dadurch bleiben sie in Suche, Belegen, CRM-Prozessen, Auswertungen und Schnittstellen zuverlässig auffindbar.
Neue Organisation anlegen
Über die Schaltfläche Neue Organisation kann ein neuer Organisationsdatensatz angelegt werden. Diese Funktion wird genutzt, um neue Kunden, Lieferanten, Hersteller, Vereine oder Geschäftspartner im System zu erfassen.
Nach dem Speichern steht die Organisation in der Organisationsliste zur Verfügung und kann in weiteren Systembereichen verwendet werden.
Häufige Fragen zur Organisationsverwaltung
Was ist eine Organisation in Cloud Based Office?
Eine Organisation ist ein zentraler Stammdatensatz für Vereine, Firmen, Kunden, Lieferanten, Hersteller oder andere Geschäftspartner.
Wofür werden Organisationen verwendet?
Organisationen werden im CRM, in der Belegerstellung, in der Finanzverwaltung, bei Lieferantenbeziehungen, in der Vereinsverwaltung und in weiteren systemweiten Prozessen genutzt.
Können Organisationen mehrere Kontakte und Adressen haben?
Ja. Einer Organisation können mehrere Kontaktdaten und Adressen zugeordnet werden.
Weiterführende Themen
- Neue Organisation anlegen
- Kontakte und Adressen einer Organisation pflegen
- Mitarbeiter und Ansprechpartner zuordnen
- Dateien und Dokumente einer Organisation verwalten
- Korrespondenz mit Organisationen dokumentieren
- Finanzdaten einer Organisation pflegen