Telefonate, Notizen und Korrespondenz im CRM dokumentieren

Zweck

Im Bereich Korrespondenz können sämtliche Kommunikationsvorgänge und Notizen zu einer Person zentral dokumentiert werden.

Dadurch entsteht eine nachvollziehbare Historie aller relevanten Kontakte und Absprachen.

Neue Korrespondenz erfassen

Über den Bereich Korrespondenz können neue Einträge zur Kommunikationshistorie hinzugefügt werden.

Jeder Eintrag sollte möglichst präzise dokumentieren:

• Wann der Kontakt stattfand
• Worum es ging
• Welche Vereinbarungen getroffen wurden
• Welche nächsten Schritte erforderlich sind

Korrespondenz-Historie

Praxisbeispiele

Kunde meldet sich telefonisch und bittet um Rückruf / Terminvereinbarung. Der Vorgang wird dokumentiert, damit der zuständige Mitarbeiter informiert ist.

Interne Notiz zu einem Mitglied bezüglich Abstimmungen, Rückfragen oder organisatorischen Themen.

Vorteile der Korrespondenzhistorie

• Alle Kommunikationsvorgänge zentral nachvollziehbar
• Vertretungen können sich schnell einarbeiten
• Absprachen gehen nicht verloren
• Interne Weitergaben an Mitarbeiter werden erleichtert

Ergebnis