Artikel anlegen

Zweck

In dieser Anleitung wird erklärt, wie ein neuer Artikel im Modul Artikelstamm von Cloud Based Office angelegt wird. Artikel bilden die Grundlage für Angebote, Rechnungen, Lagerbewegungen, Beitragsabrechnungen, Verzehrbuchungen und weitere systemweite Prozesse.

Der Artikelstamm dient zur zentralen Verwaltung aller Produkte, Dienstleistungen und abrechnungsfähigen Positionen innerhalb des Systems.

Voraussetzungen

Du bist im Backend eingeloggt
Du hast Zugriff auf das Modul Artikelstamm
Lieferanten, Produktgruppen und Artikelgruppen wurden bei Bedarf bereits angelegt

Schritt-für-Schritt Anleitung

1Artikeldaten öffnen

Navigiere im Hauptmenü zu:

Man erhält die Übersichtsseite und wählt dort Artikel aus.

Übersichtseite der verfügbaren Areas

Anschließend öffnet sich die Artikelliste mit allen vorhandenen Artikeln.

Artikelliste im Artikelstamm

2Neuen Artikel anlegen

Klicke oben rechts auf „Neuer Artikel“.

Schaltfläche zum Anlegen eines neuen Artikels

Daraufhin öffnet sich das Eingabefenster zur Erstellung eines neuen Artikels.

3Artikelstammdaten erfassen

Pflege die grundlegenden Artikeldaten:

Name – Artikelbezeichnung / sichtbarer Artikelname
SKU / Artikelnummer – interne oder externe Artikelnummer (optional)
Typ – Artikeltyp des Datensatzes
Lieferant – zugehöriger Lieferant des Artikels
Produktgruppe – optionale Gruppierung für Kalkulations- und Preislogik
Artikelgruppe – Gruppierung für Optionen / Zuordnungen
Aktiv – steuert, ob der Artikel systemweit verwendet werden kann

Pflichtfeld:
Der Artikelname ist beim Anlegen eines Artikels erforderlich.

Hinweis:
Der Artikelname sollte einheitlich und eindeutig vergeben werden, damit Artikel später in Listen, Angeboten, Rechnungen und Auswertungen sauber auffindbar bleiben.

Artikeltyp auswählen

Für Vereinsanwendungen und einfache Standardartikel wird der Typ Easy verwendet.

Empfehlung:
Verwende für normale Verkaufs-, Beitrags- und Verzehrartikel grundsätzlich den Typ Easy.

Hinweis:
Andere Artikeltypen sind für erweiterte Handwerks- und Kalkulationsprozesse vorgesehen und im Vereinsbereich in der Regel nicht relevant.

Speichern und Bearbeitung öffnen

Klicke auf „Speichern“, um den Artikel anzulegen.

Nach dem Speichern wird automatisch die vollständige Datenbearbeitung des Artikels geöffnet.

Ergebnis:
Der Artikel wurde angelegt und kann anschließend in allen weiteren Registerkarten vollständig konfiguriert werden.

Häufige Fragen zum Anlegen von Artikeln

Ist die SKU / Artikelnummer Pflicht?

Nein. Die SKU bzw. Artikelnummer ist optional und kann später ergänzt werden.

Muss ein Lieferant gewählt werden?

Ein Lieferant ist fachlich empfohlen, aber abhängig vom Einsatzzweck des Artikels optional.

Kann ein Artikel deaktiviert werden?

Ja. Deaktivierte Artikel bleiben im System erhalten, stehen jedoch für neue Vorgänge nicht mehr aktiv zur Verfügung.