Telefonate, Notizen und Korrespondenz im CRM dokumentieren
Zweck
Im Bereich Korrespondenz können sämtliche KommunikationsvorgängeKommunikationsvorgänge, Gesprächsnotizen und Notizeninternen Vermerke zu einer Person zentral dokumentiert werden.
Dadurch entsteht eine vollständige und nachvollziehbare HistorieKommunikationshistorie aller relevanten Kontakte und Absprachen.
Die Korrespondenzhistorie dient als zentrales CRM-Kommunikationsprotokoll und dokumentiert alle relevanten Kontakte zu einer Person.
- Telefonnotizen
- Gesprächsprotokolle
- WhatsApp-Verläufe
/und Nachrichten - E-Mail-Inhalte
/und Anschreiben - Interne Notizen für Mitarbeiter
- Vereinsinterne Kommunikation
Neue Korrespondenz oder Notiz erfassen
Über den Bereich Korrespondenz können neue Einträge zur Kommunikationshistorie einer Person hinzugefügt werden.
Jeder Eintrag sollte möglichst präzise dokumentieren:
- Wann der Kontakt stattfand
- Worum es inhaltlich ging
- Welche Vereinbarungen getroffen wurden
- Welche nächsten Schritte erforderlich sind
Praxisbeispiele für Korrespondenzeinträge
Ein Kunde meldet sich telefonisch und bittet um Rückruf /oder Terminvereinbarung. Der Vorgang wird dokumentiert, damit der zuständige Mitarbeiter informiert ist.
Interne Notiz zu einem Mitglied bezüglich Abstimmungen, Rückfragen oder organisatorischen Themen.
Vorteile der Korrespondenzhistorie im CRM
- Alle Kommunikationsvorgänge zentral nachvollziehbar
- Vertretungen können sich schnell in Vorgänge einarbeiten
- Absprachen und Vereinbarungen gehen nicht verloren
- Interne Weitergaben an Mitarbeiter werden erleichtert
- Kommunikationsverläufe bleiben dauerhaft dokumentiert
Ergebnis nach Dokumentation der Korrespondenz
Die Person verfügt über eine vollständige Kommunikationshistorie, sodass alle relevanten
Häufige Fragen zur Korrespondenz und Kommunikationshistorie
Welche Informationen sollten in einer Korrespondenznotiz enthalten sein?
Empfehlenswert sind Datum, Anlass des Kontakts, Gesprächsinhalte, Vereinbarungen und erforderliche Folgeaktionen.
Können auch interne Notizen gespeichert werden?
Ja, der Bereich eignet sich ausdrücklich auch für interne Vermerke und mitarbeiterbezogene Notizen zu einer Person.
Warum ist eine Korrespondenzhistorie im CRM sinnvoll?
Eine vollständige Kommunikationshistorie verbessert Nachvollziehbarkeit, Vertretbarkeit und Servicequalität im Kunden- und Mitgliederkontakt.