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Dokumente und Dateien einer Person zuordnen

Zweck

Im Bereich Dokumente können externe Dateien und Unterlagen direkt einer Person im Cloud Based Office CRM zugeordnet und zentral gespeichert werden.

Die Dokumentenverwaltung dient dazu, alle relevanten personengebundenen Unterlagen strukturiert und nachvollziehbar abzulegen.

Begriffserklärung

Über die Dokumentenverwaltung können Dateien dauerhaft einem Personendatensatz zugeordnet werden, um alle relevanten Unterlagen zentral an einer Stelle verfügbar zu halten.

Typische Einsatzbereiche:
  • Unterschriebene Abnahmen
  • Externe Angebote
  • Fremdrechnungen
  • Verträge und Vereinbarungen
  • Sonstige Kundendokumente

Dokumente und Dateien hochladen

Neue Dokumente können bequem per Drag & Drop oder über die klassische Dateiauswahl hochgeladen werden.

Unterstützte Dateitypen:

  • PDF-Dokumente
  • Bilder und Fotos
Hinweis:
Dateien können direkt in den Upload-Bereich gezogen werden, um den Upload zu starten.
Dokumente per Drag and Drop im Cloud Based Office CRM hochladen
Dokumente per Drag & Drop hochladen
Tipp:
Mehrere Dateien können gleichzeitig per Drag & Drop hochgeladen werden.

Dokumenttyp zuweisen

Jedem Dokument kann ein Dokumenttyp zugeordnet werden, um die spätere Strukturierung, Filterung und Organisation zu erleichtern.

Beispiele für Dokumenttypen:

  • Angebot
  • Rechnung
  • Fremdrechnung
  • Abnahme
  • Vertrag

Schlagwörter für Dokumente verwenden

Zusätzlich können Schlagwörter hinterlegt werden, um Dokumente leichter wiederzufinden und thematisch zu gruppieren.

Hinweis:
Schlagwörter sind optional und dienen ausschließlich der besseren Organisation und Suchbarkeit.

Dokument speichern und zuordnen

Nach Auswahl der Datei und Pflege der Metadaten wird das Dokument über den Speicher-Button gespeichert und dauerhaft dem Personendatensatz zugeordnet.

Ergebnis nach dem Hochladen eines Dokuments

Ergebnis:
Das Dokument steht anschließend zentral im Personendatensatz zur Verfügung und kann jederzeit eingesehen oder weiterverarbeitet werden.

Häufige Fragen zur Dokumentenverwaltung

Welche Dateien können einer Person zugeordnet werden?

Unterstützt werden aktuell PDF-Dokumente sowie Bilder und Fotos.

Können mehrere Dokumente gleichzeitig hochgeladen werden?

Ja, mehrere Dateien können gleichzeitig per Drag & Drop hochgeladen werden.

Wofür dienen Dokumenttypen und Schlagwörter?

Dokumenttypen und Schlagwörter helfen dabei, Dokumente besser zu strukturieren, zu filtern und schneller wiederzufinden.

Weiterführende Themen

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