Stammdaten, Kontakte und Adressen einer Person pflegen
Zweck
In diesem Bereich werden die allgemeinen Stammdaten einer Person im Cloud Based Office CRM gepflegt. Dazu gehören persönliche Informationen, Kontaktmöglichkeiten, Adressen und optionale Zusatzdaten.
Die allgemeinen Personendaten bilden die Grundlage für nahezu alle weiteren CRM-, Vereins-, Handwerks- und Buchhaltungsprozesse im System.
Allgemeine Personendaten sind die zentralen Stammdaten einer Person und dienen als Basis für Kundenverwaltung, Mitgliederverwaltung, Kommunikation, Buchhaltung und Benutzerzugänge.
Bei Vereins- oder Mitgliederverwaltungen empfiehlt sich zusätzlich die Pflege des Geburtsdatums, da dieses für spätere Exporte an Sportverbände oder den Deutschen Sportbund relevant sein kann.
Pflichtfelder der allgemeinen Personendaten
- Vorname
- Nachname
Verfügbare Stammdatenfelder einer Person
- Anrede – z. B. Herr, Frau oder Divers
- Geschlecht – optionale Geschlechtsangabe
- Funktion / Tätigkeit – Rolle oder Position der Person
- Vorname / Nachname – zentrale Stammdaten der Person
- Geburtsdatum – optionales Geburtsdatum
- Kürzel – internes Kurzkennzeichen
- Sachbearbeiter – zuständiger interner Ansprechpartner
Kontakte und Adressen einer Person verwalten
Im rechten Bereich können beliebig viele Kontakt- und Adressdaten zur Person hinterlegt werden.
Verfügbare Kontaktarten
- Telefonnummern
- Mobilnummern
- E-Mail-Adressen
- Weitere Kontaktarten je nach Systemkonfiguration
Verfügbare Adresstypen
- Rechnungsadressen
- Lieferadressen
- Private oder alternative Adressen
Für Kundenprozesse wie Rechnungen, Angebote und Lieferscheine muss mindestens eine gültige Rechnungsadresse hinterlegt sein.
Avatar und Profilbild einer Person verwalten
Für jede Person kann optional ein Avatar bzw. Profilbild hinterlegt werden.
- Empfohlen wird ein quadratisches Bildformat
- Das Bild wird automatisch auf 256 × 256 Pixel zugeschnitten
Das Avatar-Bild wird über den Speicher-Button im Kartenkopf gespeichert.
Ein Avatar erleichtert die visuelle Zuordnung von Personen im CRM, insbesondere bei größeren Datenbeständen oder internen Mitarbeiterlisten.
Ergebnis nach dem Speichern
Nach dem Speichern stehen die aktualisierten Personendaten systemweit zur Verfügung und werden in allen verbundenen Modulen automatisch verwendet.
Häufige Fragen zu allgemeinen Personendaten
Warum sind allgemeine Personendaten wichtig?
Die allgemeinen Personendaten bilden die Stammdatenbasis für nahezu alle Prozesse im CRM, in der Buchhaltung, im Handwerk und in der Mitgliederverwaltung.
Kann eine Person mehrere Adressen besitzen?
Ja, einer Person können mehrere Adressen zugeordnet werden, beispielsweise getrennte Rechnungs-, Liefer- oder Privatadressen.
Ist ein Avatar bzw. Profilbild verpflichtend?
Nein, das Hinterlegen eines Avatars ist optional und dient ausschließlich der besseren visuellen Zuordnung von Personen im System.
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