Personen anlegen
Zweck
In dieser Anleitung wird erklärt, wie eine neue Person im Cloud Based Office CRM angelegt wird. Personen können als Kunden, Mitglieder oder Mitarbeiter geführt werden und bilden die Grundlage für Angebote, Rechnungen, Vereinsverwaltung, Kommunikation und Benutzerzugänge.
In diesem Bereich werden alle Personen im System verwaltet. Eine Person kann dabei mehrere Rollen haben, z. B.:
- Kunde
- Mitarbeiter
- Mitglied
Die Person bildet die Grundlage für:
- Angebote und Rechnungen
- Buchhaltung (Debitor/Kreditor)
- Tickets / Verzehr (für Vereine)
- Kontakte und Kommunikation
Voraussetzungen
- Du bist im Backend eingeloggt
- Du hast Zugriff auf das Modul CRM & Personen
Schritt-für-Schritt Anleitung
1Personenliste öffnen
- Stammdaten
- Personenliste
Öffne anschließend die Personenliste.
2Neue Person anlegen
Klicke auf „Neue Person“.
3Stammdaten eingeben
Pflichtfelder:
- Vorname
- Nachname
Optionale Felder:
- Anrede
- Geschlecht
- Funktion
Rollen festlegen:
- Kunde → für Verkauf & Rechnungen
- Mitarbeiter → für interne Nutzung
- Mitglied → z. B. für Vereine / Gruppen
Eine Person kann mehrere Rollen gleichzeitig besitzen.
Klicke anschließend auf „Speichern“.
Automatisch vergeben:
- Eindeutige Ident
- Aktiv-Status
Ergebnis
Die Person ist nun im System vorhanden und kann verwendet werden für:
- Belege (Rechnungen, Lieferscheine)
- Buchungen
- Tickets
- Kommunikation
Eine Person ist erst als Kunde vollständig nutzbar, wenn:
- eine Rechnungsadresse gepflegt wurde
- eine Debitoren-Nummer vergeben wurde
Häufige Fragen zur Personenverwaltung
Kann eine Person gleichzeitig Kunde und Mitglied sein?
Ja, eine Person kann mehrere Rollen gleichzeitig besitzen, zum Beispiel Kunde, Mitglied und Mitarbeiter.
Welche Felder sind beim Anlegen einer Person Pflicht?
Pflichtfelder sind Vorname und Nachname. Je nach Einsatzzweck können weitere Daten wie Rechnungsadresse, Mitgliedsnummer oder Debitorenkonto erforderlich sein.