Personen anlegen
Zweck
In dieser Anleitung wird erklärt, wie eine neue Person im Cloud Based Office CRM angelegt wird. Personen können im CRM als Kunde, Mitglied oder Mitarbeiter geführt werden und bilden die zentrale Grundlage für Angebote, Rechnungen, Vereinsverwaltung, Kommunikation und Benutzerzugänge.
Die Personenverwaltung ist ein zentraler Bestandteil der CRM-Stammdaten und wird in nahezu allen weiteren Modulen des Systems verwendet.
Eine Person kann dabei mehrere Rollen gleichzeitig besitzen, zum Beispiel:
- Kunde
- Mitarbeiter
- Mitglied
Die Person bildet die Grundlage für folgende Prozesse:
- Angebote und Rechnungen
- Buchhaltung und Debitorenverwaltung
- Tickets / Verzehr im Vereinsbereich
- Kontakte und Kommunikation
- Benutzerzugänge und Rechteverwaltung
Eine Person ist der zentrale Stammdatensatz für Kunden, Mitglieder, Mitarbeiter und Benutzer innerhalb des Cloud Based Office CRM.
Voraussetzungen
- Du bist im Backend eingeloggt
- Du hast Zugriff auf das Modul CRM & Personen
Schritt-für-Schritt Anleitung zum Anlegen einer Person im CRM
1Personenliste öffnen
- Stammdaten
- Personenliste
Öffne anschließend die Personenliste im CRM.
In der Personenliste werden alle bereits angelegten Personen, Kunden, Mitglieder und Mitarbeiter verwaltet.
2Neue Person anlegen
Klicke auf „Neue Person“.
Über diese Schaltfläche wird ein neuer Personendatensatz im CRM erstellt.
3Stammdaten eingeben
Pflichtfelder beim Anlegen einer Person:
- Vorname
- Nachname
Optionale Felder:
- Anrede
- Geschlecht
- Funktion / Tätigkeit
Rollen festlegen:
- Kunde → für Verkauf, Angebote und Rechnungen
- Mitarbeiter → für interne Nutzung und Benutzerverwaltung
- Mitglied → z. B. für Vereine, Verbände und Gruppen
Eine Person kann mehrere Rollen gleichzeitig besitzen, beispielsweise Kunde und Mitglied.
Klicke anschließend auf „Speichern“.
Beim Speichern automatisch vergeben:
- Eindeutige interne Identifikationsnummer (Ident)
- Aktiv-Status des Datensatzes
Ergebnis nach dem Anlegen einer Person
Nach dem Speichern ist die Person im CRM-System angelegt und kann für folgende Prozesse verwendet werden:
- Belege wie Angebote, Rechnungen und Lieferscheine
- Buchhalterische Buchungen und Debitorenprozesse
- Tickets / Verzehr im Vereinsbereich
- Kommunikation und Korrespondenz
- Benutzerzugänge und Rollenverwaltung
Eine Person ist erst vollständig als Kunde nutzbar, wenn zusätzlich:
- eine Rechnungsadresse gepflegt wurde
- eine Debitorennummer bzw. ein Debitorenkonto vorhanden ist
Häufige Fragen zum Anlegen von Personen im CRM
Kann eine Person gleichzeitig Kunde und Mitglied sein?
Ja, eine Person kann mehrere Rollen gleichzeitig besitzen, zum Beispiel Kunde, Mitglied und Mitarbeiter.
Welche Felder sind beim Anlegen einer Person Pflicht?
Pflichtfelder sind Vorname und Nachname. Je nach Einsatzzweck können weitere Daten wie Rechnungsadresse, Mitgliedsnummer oder Debitorenkonto erforderlich sein.
Wann wird eine Debitorennummer benötigt?
Eine Debitorennummer wird benötigt, sobald die Person buchhalterisch als Kunde oder Mitglied mit Zahlungsverkehr verwendet wird, beispielsweise für Rechnungen oder Beitragsabrechnungen.
Kann eine Person ohne Rechnungsadresse verwendet werden?
Ja, eine Person kann grundsätzlich gespeichert werden. Für Rechnungen, Angebote und Lieferscheine ist jedoch eine gültige Rechnungsadresse erforderlich.
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