Personen anlegen
Zweck
In dieser Anleitung wird erklärt, wie eine neue Person im Cloud Based Office CRM angelegt wird. Personen können im CRM als Kunden,Kunde, MitgliederMitglied oder Mitarbeiter geführt werden und bilden die zentrale Grundlage für Angebote, Rechnungen, Vereinsverwaltung, Kommunikation und Benutzerzugänge.
InDie diesemPersonenverwaltung Bereichist werdenein allezentraler PersonenBestandteil imder SystemCRM-Stammdaten verwaltet.und wird in nahezu allen weiteren Modulen des Systems verwendet.
Eine Person kann dabei mehrere Rollen haben,gleichzeitig z.besitzen, B.:zum Beispiel:
- Kunde
- Mitarbeiter
- Mitglied
Die Person bildet die Grundlage für:für folgende Prozesse:
- Angebote und Rechnungen
- Buchhaltung
(Debitor/Kreditor)und Debitorenverwaltung - Tickets / Verzehr
(fürimVereine)Vereinsbereich - Kontakte und Kommunikation
- Benutzerzugänge und Rechteverwaltung
Eine Person ist der zentrale Stammdatensatz für Kunden, Mitglieder, Mitarbeiter und Benutzer innerhalb des Cloud Based Office CRM.
Voraussetzungen
- Du bist im Backend eingeloggt
- Du hast Zugriff auf das Modul CRM & Personen
Schritt-für-Schritt Anleitung zum Anlegen einer Person im CRM
1Personenliste öffnen
- Stammdaten
- Personenliste
Öffne anschließend die Personenliste.Personenliste im CRM.
In der Personenliste werden alle bereits angelegten Personen, Kunden, Mitglieder und Mitarbeiter verwaltet.
2Neue Person anlegen
Klicke auf „Neue Person“.
Über diese Schaltfläche wird ein neuer Personendatensatz im CRM erstellt.
3Stammdaten eingeben
Pflichtfelder:Pflichtfelder beim Anlegen einer Person:
- Vorname
- Nachname
Optionale Felder:
- Anrede
- Geschlecht
- Funktion / Tätigkeit
Rollen festlegen:
- Kunde → für
VerkaufVerkauf,&Angebote und Rechnungen - Mitarbeiter → für interne Nutzung und Benutzerverwaltung
- Mitglied → z. B. für
VereineVereine,/Verbände und Gruppen
Eine Person kann mehrere Rollen gleichzeitig
Klicke anschließend auf „Speichern“.
AutomatischBeim Speichern automatisch vergeben:
- Eindeutige
Identinterne Identifikationsnummer (Ident) - Aktiv-Status des Datensatzes
Ergebnis nach dem Anlegen einer Person
DieNach dem Speichern ist die Person ist nun im CRM-System vorhandenangelegt und kann für folgende Prozesse verwendet werden für:werden:
- Belege
(Rechnungen,wieLieferscheine)Angebote, Rechnungen und Lieferscheine - Buchhalterische Buchungen und Debitorenprozesse
- Tickets / Verzehr im Vereinsbereich
- Kommunikation und Korrespondenz
Eine Person ist erst vollständig als Kunde
- eine Rechnungsadresse gepflegt wurde
- eine
Debitoren-NummerDebitorennummervergebenbzw.wurdeein Debitorenkonto vorhanden ist
Häufige Fragen zurzum PersonenverwaltungAnlegen von Personen im CRM
Kann eine Person gleichzeitig Kunde und Mitglied sein?
Ja, eine Person kann mehrere Rollen gleichzeitig besitzen, zum Beispiel Kunde, Mitglied und Mitarbeiter.
Welche Felder sind beim Anlegen einer Person Pflicht?
Pflichtfelder sind Vorname und Nachname. Je nach Einsatzzweck können weitere Daten wie Rechnungsadresse, Mitgliedsnummer oder Debitorenkonto erforderlich sein.
Wann wird eine Debitorennummer benötigt?
Eine Debitorennummer wird benötigt, sobald die Person buchhalterisch als Kunde oder Mitglied mit Zahlungsverkehr verwendet wird, beispielsweise für Rechnungen oder Beitragsabrechnungen.
Kann eine Person ohne Rechnungsadresse verwendet werden?
Ja, grundsätzlicheine Person kann eine Persongrundsätzlich gespeichert werden. Für Rechnungen, Angebote und Lieferscheine ist jedoch eine gültige Rechnungsadresse erforderlich.