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Mitgliedsdaten und Mitgliedschaft im CRM verwalten

Zweck

In diesem Bereich werden die Mitgliedsdaten einer Person im Cloud Based Office CRM gepflegt. Hierzu gehören alle vereins- und mitgliedschaftsbezogenen Zusatzinformationen, die für Beitragsabrechnung, Vereinsverwaltung und Verbandsmeldungen relevant sind.

Der Bereich ist ausschließlich relevant für Personen, die im CRM als Mitglied geführt werden.

Begriffserklärung

Mitgliedsdaten erweitern den normalen Personendatensatz um vereins- und verbandsrelevante Informationen, beispielsweise Mitgliedsnummer, Beitragsrhythmus und Mitgliedschaftsstatus.

Hinweis:
Der Bereich Mitgliedsdaten ist nur relevant, wenn die Person im System als Mitglied markiert wurde.

Mitgliedsdaten eines Mitglieds pflegen

Verfügbare Felder:

  • Mitgliedsnummer – frei vergebbare eindeutige Mitgliedsnummer
  • Standardbeitrag – informativer Richtwert ohne automatische Berechnungsfunktion
  • Abrechnungsintervall – gewünschter Beitragsrhythmus
  • SEPA-Mandat – Referenz bzw. Kennzeichnung für ein Lastschriftmandat
  • Verbandsnummer – optionale externe Verbandsnummer
  • Dachverbandsnummer – optionale Nummer eines Dachverbands
Bereich zur Pflege von Mitgliedsdaten im Cloud Based Office CRM
Bereich Mitgliedsdaten im CRM
Pflichtfeld:
Eine Mitgliedsnummer muss vergeben werden.
Ohne Mitgliedsnummer kann der Mitgliedsdatensatz nicht gespeichert werden.

Abrechnungsintervall für Mitgliedsbeiträge festlegen

Für Mitglieder kann ein individueller Beitragsrhythmus hinterlegt werden.

  • Monatlich
  • Quartalsmäßig
  • Halbjährlich
  • Jährlich
Hinweis:
Das Abrechnungsintervall dient der organisatorischen Datenpflege und kann für spätere Beitrags- und Auswertungsprozesse verwendet werden.

Standardbeitrag und Beitragsverwaltung

Der hinterlegte Standardbeitrag dient ausschließlich als informativer Richtwert.

Wichtig:
Die tatsächliche Beitragsabrechnung erfolgt nicht über dieses Feld, sondern über Rechnungsvorlagen und dort hinterlegte Beitragsartikel.

Aktuelle Mitgliedschaft verwalten

Im Bereich Aktuelle Mitgliedschaft wird der aktuelle Status der Mitgliedschaft gepflegt.

  • Eintritt – Eintrittsdatum des Mitglieds
  • Austritt – Austrittsdatum des Mitglieds
  • Status – aktueller Mitgliedschaftsstatus
Bereich zur Verwaltung der aktuellen Mitgliedschaft im CRM
Aktuelle Mitgliedschaft eines Mitglieds
Hinweis:
Beim Austritt oder Statuswechsel dient dieser Bereich ausschließlich der Datenpflege und Dokumentation des Mitgliedschaftsstatus.
Wichtig:
Wird ein Mitglied inaktiv gesetzt, erfolgt keine automatische fachliche Verarbeitung außer der Statusänderung im Datensatz.

Mitgliedschaftshistorie und Historisierung

Alle Änderungen an Mitgliedschaften werden automatisch historisiert.

  • Eintritte werden protokolliert
  • Austritte werden protokolliert
  • Statusänderungen werden dokumentiert
Ergebnis:
Die Mitgliedschaftshistorie ermöglicht eine vollständige Nachverfolgbarkeit aller Änderungen und Statuswechsel eines Mitglieds.

Häufige Fragen zu Mitgliedsdaten und Mitgliedschaften

Wann sind Mitgliedsdaten erforderlich?

Mitgliedsdaten sind erforderlich, sobald eine Person im System als Mitglied geführt wird und vereinsbezogene Prozesse genutzt werden.

Wird der Standardbeitrag automatisch berechnet?

Nein, der Standardbeitrag dient nur als Information. Die tatsächliche Beitragsabrechnung erfolgt über Rechnungsvorlagen und Beitragsartikel.

Kann eine Mitgliedschaft beendet werden, ohne den Datensatz zu löschen?

Ja, über Austrittsdatum, Statusänderung oder Inaktivsetzung kann eine Mitgliedschaft beendet werden, ohne den Personendatensatz zu entfernen.

Weiterführende Themen

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